Termene de pastrare a documentelor financiar contabile

termene pastrare documente contabilePastrarea si arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se fac in conformitate cu prevederile Legii 16/1996 republicata, coroborat cu OMFP 2634/2015, prin respectarea urmatoarelor reguli generale:
– documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
– gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor. Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz, raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile din lista urmatoare este de 10 ani:

  • Registrele si documentele justificative contabile, cu exceptia documentelor specificate mai sus;
  • Registrul-jurnal;
  • Registrul-inventar;
  • Registrul Cartea Mare;
  • Situatiile financiare anuale,

In cazul documentelor financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani, OMEF 2634/2015 prevede o perioada de pastrare egala cu perioada de utilizare a bunurilor, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Urmatoarele documente se pastreaza pe o perioada de 5 ani, in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare:

  • Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii TVA deductibile (conform art. 149 alin.(6) din Codul Fiscal);
  • Notele de receptie si constatare de diferente;
  • Bonurile de primire in consignatie;
  • Bonurile de predare, transfer, restituire;
  • Bonurile de consum (inclusiv bonurile de consum colectiv si fisele limita de consum);
  • Dispozitiile de livrare;
  • Fisele de magazie (inclusiv cu doua unitati de masura);
  • Listele de inventariere (inclusiv pentru gestiuni global-valorice);
  • Chitante (inclusiv pentru operatiuni in valuta);
  • Dispozitii de plata/incasare catre casierie;
  • Deconturi pentru operatiuni in participatie;
  • Ordine de deplasare (delegatie, inclusiv in strainatate);
  • Deconturi de cheltuieli (pentru deplasari externe);
  • Deconturi de cheltuieli valutare (transporturi internationale);
  • Note de debitare-creditare;
  • Extrase de cont;
  • Borderouri de primire a obiectelor in consignatie;
  • Borderouri de iesire a obiectelor in consignatie;
  • Jurnale privind operatiuni diverse (pentru deconturi sintetice);
  • Fise decont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei);
  • Documente cumulative;
  • Decizii de imputare;
  • Angajamente de plata.

Lasă un răspuns