Inventariere arhive

inventariere electronica - MiT ArhivisDMS-MIT ofera clientilor sai inventarul documentelor in format electronic, gata oricand sa fie preluat in baza de date a oricarui soft de evidenta electronica a documentelor. Aveti de acum posibilitatea alocarii codului unic de bare la nivel de unitate arhivistica sau container (cutia de documente). Sistemul este optional, scopul lui fiind de a va oferi informatiile necesare, complete, verificabile si precise, astfel incat sa beneficiati de o evidenta rapida si complexa a documentelor. Mai mult, asigurati din oficiu confidentialitatea datelor referitoare la documente, prin limitarea accesului la informatiile scanate – cu dispozitivul mobil de exemplu – direct in depozitul dumneavoastra de arhiva.

In conformitate cu prevederile art. 9 din Legea nr. 16/1996, documentele oricarei organizatii, publica sau privata, se depun in al doilea an de la constituire in depozitul de arhiva, pe baza de inventar si proces verbal de predare-primire, intocmite potrivit anexelor 2 si 3. Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.

Conform instructiunilor arhivistice, inventarul documentelor constituie elementul de baza al evidentei arhivei. In antet, in stanga sus, se trece denumirea unitatii si a compartimentului care a creat documentele, iar in titlul inventarului se va mentiona anul crearii documentelor si termenul de pastrare. Rubricile obligatorii sunt urmatoarele, iar completarea rubricilor inventarului se face fara prescurtari sau formulari evazive:

1 – Numarul curent (Nr. Crt.): fiecare unitate arhivistica (dosar) va trebui sa aiba un numar curent, incepand cu numarul 1, in continuare, in cadrul compartimentului, anului si termenului de pastrare. Prin urmare, toate inventarele documentelor cu termen de pastrare temporar ca si cele pentru documentele permanente vor incepe cu nr. 1, de fiecare data cand una din cele 3 caracteristici se schimba (anul, compartimentul sau termenul).

2 – Indicativul dosarului dupa nomenclator: cifra romana, litera majuscula si cifra araba formeaza indicativul dupa nomenclator; cifra romana reprezinta Directia, litera majuscula Serviciul iar cifra araba dosarul; acest element variaza in functie de structura unitatii:
a)- Cifra romana, litera majuscula si cifra araba : I-A-1 – atunci cand unitatea este compusa din mai multe directii iar in cadrul acestora figureaza servicii sau birouri);
b)- Litera majuscula si cifra araba : A-1 – atunci cand unitatea nu are in componenta sa directii ci doar servicii sau birouri);
c)- cifra araba: A, cand unitatea are o organizare simpla, fara servicii sau birouri.

3 – Continutul pe scurt al dosarului, registrului, care reprezinta elementul cel mai important al inventarului. In elaborarea rezumatelor dosarelor trebuie avute in vedere doua elemente esentiale: genul documentelor (plan de activitate, dare de seama, raport, ordin, instructiuni, corespondenta, bilant, proiect, studiu, etc.) si actiunea sau problema la care se refera. (Spre exemplu: Regulamente de organizare si functionare, Acte normative privind reglementarea problemelor de personal, Bilantul de venituri si cheltuieli pe anul….etc). Emitentul si destinatarul sunt trecuti in inventar numai daca sunt altii decat creatorul fondului.

4 – Datele extreme – la stabilirea datelor extreme ale documentelor se au in vedere anul primului document si al ultimului document din dosarul respectiv. Spre exemplu, daca avem un dosar cu documente din anii 1931-1935, el va fi inventariat la anul 1931, iar la rubrica date extreme se trec anii 1931-1935.
In cazul cand in limitele unui an sunt mai multe volume ale unui dosar, la datele extreme se trec lunile extreme pentru fiecare volum in parte ( ex. vol. I 1950 ianuarie-iunie; vol. II 1950 iulie-decembrie). La bugete, bilanturi, dari de seama si alte documente asemanatoare nu se iau ca baza anii cand s-au incheiat, ci anii la care se refera. De exemplu, bilantul pe anul 1940 al unei unitati incheiat la 15 februarie 1941, se trece in inventar la sfarsitul anului 1940 si nu la anul 1941.
Pentru registre sau condici, se iau in considerare anii la care se refera. La stabilirea anilor extremi nu se iau in considerare documentele anexate, in copie sau original, cu date mult mai vechi decat anul de inceput al dosarului. Spre exemplu, la autentificarea unei vanzari imobiliare efectuata in anul 1937 se afla depuse acte probatorii din anii 1860-1870. Data de inceput a unitatii arhivistice este 1937.

5 – Numarul filelor – se trece pentru fiecare unitate arhivistica (dosar) in parte; dosarele nu trebuie sa aiba mai mult de 250-300 file; in cazul depasirii acestui numar, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar.
6 – Observatii – se completeaza cu date suplimentare privind unitatile arhivistice (spre exemplu, daca unele dosare au fost scoase din fond si se pastreaza sub alta forma).