Avantajele unui Document Management System

Mult prea mult timp, multe companii au folosit o metoda gresita de retinere si utilizare a informatiilor. In medie, angajatii petrec 30-40% din timp in cautarea prin e-mail, documente de hartie, hard disk-uri partajate si dulapuri, incearcand sa gaseasca informatii de care au nevoie pentru a finaliza sarcinile. Ce se intampla daca toate acele ore irosite ar putea fi folosite pentru a face compania mai competitiva? Nu sunt de admirat companiile si organizatiile cu o viziune moderna, care utilizeaza documente digitale si un sistem de management al acestora, pentru a obtine un avantaj pe piata mondiala?
Hartia nu este un inamic – dar nu va face nici favoruri. Aveti in continuare cel putin urmatoarele avantaje, utilizand un sistem de management al documentelor digitale in organizatia dumneavoastra:
O mai mare eficienta si productivitate.
Modernizarea sistemului actual de arhivare de la suport de hartie, la o solutie digitala ofera angajatilor dumneavoastra accesul simplificat la documentele de afaceri si – in plus – prevede un flux de informatii rapide, sigure si structurate. In loc sa caute documente, personalul dumneavoastra este liber sa se concentreze asupra sarcinilor de nivel superior si sa ia decizii bune care sa stimuleze afacerea.
Costuri mai mici pentru stocarea documentelor.
Crearea si stocarea documentelor de hartie este costisitoare. Un dulap de patru sertare ocupa mult spatiu si costa 1.500 $ pe an; mentinand o duzina de dulapuri de acest gen ar necesita un angajat in plus. Trecerea de la un sistem digital de management al documentelor ofera economii reale cu privire la stocarea documentelor, copiere, imprimare si de personal.
Securitatea datelor si conformitate automatizata.
Un sistem de management al documentelor va ajuta sa controlati accesul la informatii sensibile si sa aplice masuri de securitate. Sistemul ajuta, de asemenea, sa asigure conformitatea cu industria si reglementarile guvernamentale prin automatizarea financiare procesele de administrare a inregistrarilor si de retentie.
Continuitatea afacerii.
In plus, managementul documentelor se asigura documentele si implicit afacerea dumneavoastra, chiar si intr-un caz de incendiu sau de inundatii. Documentele pot fi usor de reprodus si stocate off-line sau in cloud, ca o solutie perfecta de recuperare in caz de dezastru.