Ce este Digital Document Management?

digital documentsDigital Document Management este modul inteligent de a va gestiona informatiile in afaceri!
Managementul documentelor digitale ofera mult mai mult decat o modalitate de a inlocui hartia greoaie cu fisiere digitale. Este un sistem cuprinzator care converteste documentele companiei tale – email, facturi, contracte si alte documente – in resurse valoroase si perspective de business intelligence.

Solutiile end-to-end oferite, care se ocupa de gestiunea diferitelor tipuri de documente digitale poarta mai multe nume diferite, cum ar fi ECM – enterprise content managementDMS – document management system sau records management. Indiferent de numele sau, orice solutie de document management trebuie sa prezinte cel putin aceste elemente fundamentale:

  • Captura si organizarea documentelor.
    Primul element al gestionarii documentelor digitale este localizarea si capturarea documentelor din companie, fie ca este vorba de hartie in format fizic sau digital si organizarea acesteia intr-un mod coerent, eficient.
  • Furnizarea accesului si transparenta proceselor.
    Cu ajutorul unei metode coerente si a unui depozit central pentru stocarea tuturor documentelor, se imbunatateste accesul la informatii importante in afacere, se creste eficienta in aproape fiecare proces.
  • Fluidizarea colaborarii pe documente partajate.
    Managementul documentelor digitale permite angajatilor sa citeasca, sa modifice si sa imparta acelasi document, fara confuzia versiunilor multiple.
  • Crearea unei infrastructuri consistente a managementului de documente.
    Un depozit centralizat de documente se integreaza fara probleme cu aplicatiile existente, cum ar fi e-mail, programe de contabilitate, planificarea resurselor intreprinderii (ERP) si Customer Relationship Management (CRM) sau alte platforme, avand ca rezultat operatiuni simplificate.