Depozitare arhive

depozitare arhivePentru depozitarea si conservarea arhivelor exista doua variante: Externalizarea serviciului sau amenajarea propriului depozit de arhiva. DMS va ofera cu transparenta si obiectivitate cateva puncte de vedere asupra problemei, impreuna cu o serie de situatii in care va puteti afla cand doriti sa organizati arhiva. De aceste aspecte depind costurile alocate pastrarii si conservarii arhivei dumneavoastra.

Externalizarea serviciilor de depozitare a arhivei este avantajoasa daca:

  • Volumul arhivei constituite este mai mare decat spatiul propriu de depozitare arhive.
  • Volumul de documente indica o evolutie rapida si tinde sa depaseasca in timp scurt posibilitatea depozitarii arhivei in spatii proprii.
  • Arhiva organizata si propusa spre depozitare este considerata cu grad redus de consultare.

In cazul in care externalizarea depozitarii arhivei este considerata necesara, ea prezinta urmatoarele avantaje:

  • Economie logistica: inchirierea sau dispozitia spatiului destinat arhivei, amenajarea si dotarea acestuia cu echipamente, infiintarea unui compartiment specializat in arhivare, investitiile in tehnologie, costuri de depozitare si conservare arhiva, etc.
  • Cresterea eficientei organizatiei, prin reducerea timpului de lucru cu documentele (cautarea documentului, reintroducerea sa in arhiva).
  • Reducerea riscurilor asociate pierderii si degradarii documentelor.

Serviciile noastre privind depozitarea si administrarea arhivelor dumneavoastra sunt complete si conforme cu exigentele clientilor:

  • Depozitare arhive.
  • Manipulare si consultare.
  • Transport si curierat.
  • Administrare arhive.
  • Selectionare si distrugere documente cu termen expirat.

Dotari si sisteme ale depozitului:

  • Instalatie de alarmare si prevenire incendiu, bazata in principal pe pulbere inerta. NU utilizam apa in masurile initiale antiincendiu. Suplimentar, depozitul beneficiaza de hidrant exterior, integrat in sistemul antiincendiu.
  • Sistem de climatizare, ce asigura constant o temperatura de ~18 grade Celsius si o umiditate relativa de 55%.
  • Paza si protectie cu personal intern, 24/7.
  • Sistem supraveghere video si antiefractie.
  • Monitorizarea permanenta a accesului in zona documentelor si preintampinarea accesului neautorizat la acestea.

Servicii la dispozitia dumneavoastra:

  • Oficii pentru consultarea documentelor.
  • Aparatura pentru copierea sau scanarea documentelor.
  • Transport rapid de documente, in functie de distanta si/sau modul de consultare al documentelor.
  • Distrugere documente cu termen expirat.