Transformați fluxurile de lucru complexe din departamentele financiare, HR și altele, în procese automate, predefinite, care captează, indexează, direcționează și arhivează automat informațiile.

Trăim într-o lume digitală. Cu toate acestea, organizațiile se bazează încă pe pași manuali pentru sarcini de rutină repetitive, cum ar fi captarea, revizuirea și introducerea informațiilor în aplicații interne și externe. Se pierd resurse incomensurabile de timp în introducerea datelor, căutarea informațiilor, trimiterea / consultarea manuală a documentelor și apoi re-arhivarea. Sarcinile manuale încetinesc procesele, blocheză trasabilitatea spre rezultatul final, cuantificabil, oferind șansa erorilor greu de identificat la fiecare pas. Atunci când oamenii dvs nu mai sunt nevoiți sa efectueze introducerea manuală a datelor, verificarea și arhivarea documentelor, ei se pot concentra asupra activităților care conduc cu adevărat spre cercetare, inovație și profit!

În cazul în care în cursul activității întâmpinați următoarele probleme:

  • Când intervin întârzieri repetate din motive administrative;
  • Dacă durează prea mult timp redactarea, completarea, ordonarea documentelor;
  • Aceleași informații trebuie create/prelucrate de două sau de mai multe ori de către persoane diferite;
  • Regăsirea documentelor necesită prea mult timp;
  • Sarcinile administrative sunt greu de realizat;
  • Lipsa resurselor necesare pentru administrarea în timp util documentelor;
  • Pierderi de informații;
  • Dacă doriți să securizați informațiile firmei;
  • Sancțiunile din partea conducerii firmei vizează ineficiența gestionării informațiilor;

Înseamnă că obiectivele dumneavoastră imediate sunt:

  • Optimizarea fluxului documentelor în cadrul companiei;
  • Reducerea costurilor cu administrarea și depozitarea documentelor;
  • Creșterea eficienței de lucru intern și extern;
  • Optimizarea personalului administrativ;
  • Implementarea și respectarea standardelor din ce în ce mai stricte (GDPR, etc).

Începeți cu automatizarea proceselor

Transformarea digitală nu poate fi completă fără automatizarea proceselor. Captarea, indexarea, trasabilitatea și arhivarea informațiilor în siguranță prin intermediul sistemelor integrate reprezintă core-businessul pentru afaceri moderne și include aceste beneficii esențiale:

Creșterea eficienței și productivitatea personalului.

Creșteți viteza si fluxul de procesare informațional cu 75% în procesele și departamentele cheie: Financiar, HR, Vanzari, Juridic, etc. Modernizarea sistemului actual de arhivare de la hârtie la document electronic oferă accesul simplificat, rapid, sigur și structurat la informații și documente. Rata scăzută de eroare umană și acuratețea datelor create sau prelucrate vor crește eficiența personalului: în loc să caute documente pentru extragerea și procesarea manuală a datelor, personalul dumneavoastră este liber să se concentreze asupra sarcinilor de nivel superior și să ia decizii bune care să stimuleze afacerea.

Securitatea și confidențialitatea datelor.

Controlați accesul la informații protejate și aplicați măsuri de securitate particulare. Adoptați din mers standardele de securitate și confidențialitate a documentelor prin automatizarea proceselor de administrare și de retenție a înregistrărilor.

Creșterea profitului

Anumite procese în departamente financiare, resurse umane, payroll și în alte părți, sunt în mod special predispuse la sarcini repetitive, în mai multe etape și la introducerea datelor manuale, lucru ce consumă mult timp. Creșteți performanța proceselor în departamentele de cercetare și dezvoltare, care contribuie la creșterea economică și profitabilitate, eliminând operațiunile manuale de extragere și flux informație.

Iată trei exemple de automatizare în flux:

  • Aprobarea documentelor de plată: scanați hârtia sau importați facturi deja electronice, indexându-le automat datele fără intervenție umană. Ele se direcționează apoi automat prin trasee predefinite în sistem, împărțite pe centre de cost, limite de sume, comenzi PO și alte variabile. Transmiteți datele în aplicații precum SAP, Sage, Microsoft Dynamics, QuickBooks sau alte aplicații.
  • Recrutare personal: Când un nou angajat intră în sistem, se generează automat notificări prin e-mail, se introduc datele într-un Human Capital Management (HCM) și se direcționează formularele oficiale și alte documente pentru completare, aprobare și arhivare automata.
  • Stocarea documentelor: aplicați automat informațiile privind politica de păstrare a oricărui document pe baza metadatelor sale. Decideți cum va fi stocat, când va fi casat și cine trebuie să aprobe deciziile.