Arhivare electronica

arhivare electronicaPrincipala functionalitate oferita de un sistem de arhivare si administrare a documentelor electronice este accesul rapid si structurat la informatiile importante. Odata ce documentele au fost convertite in format electronic si arhivate, cautarea, localizarea si redarea informatiei devine un proces facil si rapid. Pentru a putea utiliza un Sistem de Management Integrat al documentelor in organizatia dumneavoastra, este nevoie de o analiza complexa a structurilor, fluxului informational si corelarea documentelor in forma fizica cu cele aflate deja in format electronic. Etapele realizarii arhivarei electronice sunt pe scurt acestea:
Analiza arhivei fizice si realizarea modelelor logice de flux.
Pregatirea arhivei fizice pentru scanare.
Scanarea si indexarea documentelor.
Reconstituirea arhivei fizice.
Verificarea finala.
Analiza arhivei: se stabilesc tipurile de documente si schemele de indexare, numarul aproximativ de documente pe fiecare categorie, ordinea in care acestea se preiau din arhiva fizica, pe grupe de documente si departamente de arhivare: contabilitate, productie, resurse umane etc.
Pregatirea arhivei pentru conversie: presupune decapsarea documentelor, cosmetizarea, sortarea si ordonarea lor pe ani, departamente si genuri, inventarierea precisa a continutului acestora cu rezultat in securizarea proceselor.
Scanarea documentelor arhivate fizic presupune conversia in format electronic, cu decizie validata asupra formatului optim de conversie, adaptat nevoilor reale ale clientului, contribuind la un sistem precis de formare a arhivelor electronice.
Indexarea si arhivarea documentelor electronice presupune recunoasterea optica cu verificare si indexare manuala (acolo unde este cazul), executata in timpul procesarii. Fiecare document electronic arhivat va fi insotit de o fisa electronica cu informatii atribut ale documentului (emitent, proprietar, istoric, tip si nivel de clasificare, cuvinte cheie pentru identificare, localizarea suportului fizic, identificatorul unic al documentului in cadrul arhivei). Acest lucru permite extragerea exacta a indecsilor necesari care conduce la obtinerea de documente electronice valide in care continutul necesar va fi regasit foarte usor.

Rezultatul si beneficiile arhivei electronice:

Cresterea productivitatii. Prin intermediul unui web browser si al unui acces client / server, informatiile esentiale pentru afaceri sunt disponibile instantaneu in cadrul intregii organizatii.
Reducerea costurilor globale. Utilizand capacitatea de stocare electronica a datelor si cele de arhivare cuprinzatoare, costurile asociate cu chestiuni globale si legale legate de pastrarea documentelor pe format de hartie sunt eliminate.
Acces uniform informatii. Indiferent de forma in care este arhivat documentul, informatiile esentiale pentru organizatie sunt accesibile organizatiilor afiliate prin Internet si aplicatii de tip portal.
Administrarea tuturor informatiilor. Toate tipurile de fisiere in grupuri logice si indexuri sunt combinate si deci capturate in cadrul unui repertoriu electronic central.
Procese de afaceri moderne. Documentele pot fi orientate prin procese de afaceri complexe, reducand erorile si economisind timp.
Acces rapid la informatii. Bazele de date vaste sunt legate intre ele prin etichetare automata, astfel incat utilizatorii pot localiza informatiile in doar cateva secunde.
Managementul riscurilor. Regulile de retinere a documentelor sunt aplicate la crearea documentului, astfel incat riscurile de litigii sunt reduse prin definirea regulilor de retinere automata a documentelor legale.