Arhivare documente

Arhivarea documentelor contabileIntr-o organizatie, fie ea administratie publica sau privata, exista un flux de documente (informatii), structurat in cateva etape, cum ar fi:

• Procesarea documentelor intrate
• Crearea de noi documente
• Crearea de documente cu circulatie interna
• Pastrarea, clasarea, stocarea documentelor
• Arhivarea documentelor

De ce este necesara arhivarea documentelor?

Avand in vedere ca importanta documentelor creste, devenind tot mai insistenta, administrarea acestora devine o activitate esentiala, la nivel de organizatie. Nu exista indoieli cu privire la faptul ca documentele neplanificate si neadministrate pot afecta comunicarea, pot goli resursele organizationale si chiar pot afecta cresterea organizationala pana in punctul in care organizatia nu mai poate inainta. De aceea, managementul corespunzator al documentelor poate ajuta o organizatie sa atinga niveluri fara precedent in ceea ce priveste controlul, inspectia si avantajul competitiv. Organizatiile sunt in prezent fortate sa isi examineze nevoile si telurile si sa revizuiasca tipul si natura informatiilor colectate si sa stabileasca o procedura de utilizare a documentelor. Managementul documentelor ofera accesul rapid la versiunea corecta a unui document din cadrul organizatiei pentru a satisface cerintele de dezvoltare organizatorica ale acestui mediu bogat in informatii.

Arhivarea documentelor – procedura arhivistica, pe scurt:

• Intocmirea nomenclatorului arhivistic. Este documentul ce sta la baza organizarii fondului arhivistic, constituit pe structura organigramei interne. El cuprinde si prezinta structurat, genul documentelor la nivel departamental si termenele de pastrare ale fiecarui gen de document in parte;
• Ordonare arhivei:
– Sortarea documentelor pe ani si compartimente, iar in cadrul acestora, pe probleme, structural, cronologic, alfabetic, etc;
– Analiza continutului dosarelor, stabilirea indicativului dupa nomenclator si a termenului de pastrare;
• Constituirea unitatilor arhivistice – ordonarea si gruparea documentelor in dosare, conform criteriilor legale;
• Certificarea filelor din dosare (numerotarea documentelor);
• Inscriptionarea dosarelor, cu inscrisurile necesare identificarii documentelor, conform legislatiei.
• Sigilarea (parafarea) unitatilor arhivistice.
• Inventarierea fondului arhivistic – in format fizic (registru inventar de depozit si registru de evidenta curenta) si in format electronic (CD / DVD).
• Selectionarea documentelor cu termene de pastrare expirate; intocmirea documentatiei legale privind evidenta documentelor ce vor fi casate;
• Ordonarea arhivei finale pe rafturi in depozit.