Arhivarea digitala a documentelor

arhivare electronicaUn sistem de Document Management va ajuta sa va cunoasteti mai bine clientii si sa va faceti vanzarile mai simple si mai eficiente. Fie ca este vorba despre un IMM sau o companie mare, aveti nevoie de un astfel de sistem, care stocheaza informatii importante despre clientii dumneavoastra si va automatizeaza procesele de lucru, astel incat accesul la informatie sa se realizeze simplu si rapid pe baza interogarii sistemului. Implementarea unei solutii de management al documentelor a devenit demult indispensabila. Aceasta presupune trecerea lor din sistemul fizic in sistemul electronic, centralizat. Documentele din format fizic de pe hartie sunt scanate si introduse in sistem, iar catre documentele in format electronic deja existente se creeaza o legatura sau se ataseaza si ele in sistem.

Beneficiile imediate ale unui sistem de arhivare electronica a informatiilor si documentelor din cadrul unei companii se regasesc in simplificarea fluxului informational si reducerea costurilor operationale. Pe termen lung, productivitatea si eficienta angajatilor va creste ca urmare a simplificarii procesului de cautare si acces la informatie. Astfel, actiunile lor se vor baza pe decizii mai bune si mai eficiente. Timpul de regasire a informatiilor dispersate se reduce la minim, prin sistematizarea proceselor si managementul facil.

Beneficiile arhivei electronice:

Profitabilitate: Imbunatatirea relatiilor cu clientii, prin stocarea informatiilor importante despre clientii dumneavoastra si automatizarea proceselor de lucru.
Siguranta: Este solutia optima pentru pastrarea permanenta a documentelor in stare initiala, chiar in ciuda utilizarii intensive;
Confidentialitate: Ofera un grad sporit de siguranta in pastrarea confidentialitatii informatiilor;
Economie: Asigura reduceri de cost de pana la 90%: 100 facturi arhivate in format fizic = 10 Euro, iar in format digital = 1 Euro;
Eficienta: Ofera o eficienta de sistem ridicata, reducand timpul de lucru cu informatia; un angajat pierde in medie 1 ora/zi in sectorul privat si 3 ore/zi in sectorul public, cautand informatii in documente fizice; in plus, se restabileste ordinea si logica arhivei fizice, prin re-organizarea ei inainte de conversie;
Administrabilitate: Asigura controlul deplin si modern al fluxului informational in organizatie, ofera posibilitatea fluxului in retea si administrarea eficienta a documentelor pe nivele si departamente.

Mai multe informatiiĀ gasiti aici.