Amenajare spatii arhiva, conditii de pastrare a documentelor

amenajare depozite arhivaVa prezentam serviciul de amenajare a spatiului de depozitare arhive. In general, sunt doua variante: externalizarea serviciului de depozitare sau amenajarea propriului depozit de arhiva. De acest aspect depind costurile de logistica a arhivei dumneavoastra. Pentru a determina care sunt cele mai bune solutii, echipa noastra analizeaza si optimizeaza spatiile pe care dumneavoastra le veti folosi pentru pastrarea arhivelor. Venim cu o multitudine de solutii si incercam sa oferim clientilor nostrii pe cele mai bune atunci când vine vorba despre depozitarea arhivei. Va enumeram câteva dintre acestea:

  • Facem o analiza completa a volumului de documente, avand ca rezultat proiectul de rafturi.
  • Asiguram solutii si ideei pentru climatul prevazut de normativ, in care va veti depozita arhiva.
  • Pregatim documentele pentru depozitarea lor in conditii optime.
  • Transportam arhivele nou create in spatiile destinate pastrarii.
  • Implementam sau propunem solutii pentru protejarea spatiilor de depozitare, in conditii conforme cu prevederile PSI.
  • Calculam numarul de dosare sau cutii necesare pentru arhivarea in conditii optime.

In cazul in care va aflati in cel putin unul din cazurile de mai jos, externalizarea serviciilor de depozitare a arhivei este solutia cea mai buna:

  • Volumul arhivei constituite este mai mare decat spatiul propriu de depozitare arhive.
  • Volumul de documente indica o evolutie rapida si tinde sa depaseasca in timp scurt posibilitatea depozitarii arhivei in spatii proprii.
  • Arhiva organizata si propusa spre depozitare este considerata cu grad redus de consultare.

si prezinta urmatoarele avantaje:

  • Economie logistica: inchirierea spatiului destinat arhivei, amenajarea si dotarea acestuia, echipamente, infiintarea unui compartiment specializat in arhivare, investitiile in tehnologie, timpul alocat pentru cautarea documentelor, costuri de stocare.
  • Cresterea eficientei organizatiei, prin reducerea timpului de lucru cu documentele (cautarea si regasirea documentului, reintroducerea sa in arhiva).
  • Reducerea riscurilor asociate pierderii si degradarii documentelor.

Lasă un răspuns